Congés maladie et événements exceptionnels : faciles à gérer avec un SIRH

Parmi les absences qu’un gestionnaire de paie comptabilise, tous les mois, les arrêts maladie répondent toujours présents ! Et cela se complique sur une fiche de paie lorsqu’ils s’additionnent aux congés pour événements exceptionnels. De fait, durant ces dernières décennies, le droit social a multiplié la reconnaissance d’événements familiaux ouvrant droit à de nouvelles absences et de nouveaux arrêts avec une prise en charge de la sécurité sociale.

Congés maladie et congés pour événements familiaux

Les règles concernant le décompte des congés maladie sont en principe bien connues de tous les gestionnaires de paie. Les jours retenus correspondent à ceux mentionnés sur l’arrêt maladie adressé aux RH dans les 48h qui suivent l’événement. Notez que la DSN événementielle doit être produite dans la 5 jours à partir de la connaissance de l’arrêt. C’est particulièrement important si l’entreprise ne pratique pas la subrogation et dépend des dispositions de la convention collective applicable.

Rappel sur l’éligibilité à la perception d’IJSS

Si l’arrêt est inférieur à 6 mois

Votre salarié doit avoir travaillé, au cours des 3 mois civils précédant son arrêt : un minimum de 150 heures ou de 90 jours. Il peut aussi avoir cotisé 1015 fois le SMIC horaire durant les mois précédents.

Si l’arrêt est supérieur à 6 mois

Votre salarié doit être immatriculé depuis plus de 12 mois à l’assurance-maladie et avoir travaillé un minimum de 600 heures dans les 12 mois précédant son arrêt, ou avoir cotisé 2030 fois le Smic horaire.

Si le gestionnaire de paie maîtrise ces règles il est absolument nécessaire qu’il dispose des informations exactes de l’arrêt et ce en temps et en heure.

Et qu’en est-il des congés pour événements exceptionnels ? Ils sont tous soumis à des règles différentes au niveau de leur cadre légal et leur durée varie en fonction de leur nature.

De plus, de nombreux motifs de congés pour événements familiaux existent, pas tous toujours bien connus ni utilisés. Certains sont rémunérés comme les événements familiaux listés par le droit du travail ou la convention d’autres ne le sont pas forcément comme les absences pour enfant malade et se rapprochent de l’autorisation d’absence. Certains sont soudain comme un décès d’autre prévisibles comme un mariage ou un déménagement.

Citons les congés de proche aidant, ou les congés enfant malade. Chacun donne lieu à des conditions d’octroi et à des durées variables, spécifiques à la situation du salarié et souvent entérinés par un document écrit ou avenant au contrat de travail. Autant de situations particulières à gérer donc, qui sont autant d’informations à collecter pour établir des fiches de paie correctes pour les salariés concernés.

=> Quelques repères :

• jours de congés pour événements familiaux (mariage, décès, naissance d’en enfant): de 1 à 5 jours;
• les congés pour enfant malade : de 3 à 5 jours, selon la situation familiale du salarié;
• le congé parental d’éducation : 1 an maximum, prolongeable jusqu’à l’entrée de l’enfant à l’école en cas de naissance multiple (il n’est pas rémunéré mais peut être financé par le compte-épargne temps);
• le congé de proche aidant : 1 an maximum, avec suspension du contrat de travail et sans rémunération (la CAF rémunère dans certains cas une allocation journalière).

SIRH

Un Sirh est, en effet, un outil collaboratif, par lequel le salarié saisit et gère lui-même ses données en temps réel. Ainsi il dispose de ses soldes personnels et de l’accès au circuit de validation. Il pose lui-même les jours de congés dont il a acquis les droits comme les CP, RTT CET et selon les règles de validation, en général par un manager de terrain, convenues au sein de l’entreprise.

Arrêts

Pour ce qui concerne les arrêts (maladie, AT, maternité…), contrairement à beaucoup de concurrents, CoHR propose une section spéciale et non pas une insertion dans un planning comme une demande de congé.

Un arrêt est une absence spécifique parce qu’elle est subie par le salarié et non choisie et s’impose à l’employeur. Elle fait intervenir des tiers comme le médecin et la CPAM et repose sur des justificatifs à ne pas rendre publique.

Le traitement de la DSN événementielle est disjoint de celui de la paie puisque devant intervenir pratiquement dès la réception de l’arrêt. La fonctionnalité permet au salarié de déclarer aux RH son arrêt depuis son smartphone en attachant une image de l’avis d’arrêt du médecin avec un strict respect du RGPD. Bien sûr cette pratique ne s’impose pas au salarié qui souhaiterait envoyer un courrier ou faire déposer son avis d’arrêt mais est une alternative sûre et efficace aux nombreux arrêt transmis par email.

Cela permet de procéder à la DSN événementielle dans les délais et disposer aussi des données pour procéder au calcul du bulletin au moment de la paye.

Congés payés

Pour ce qui concerne les événements familiaux légaux les RH sont parfois réticents à ce que le salarié le pose lui-même au motif que le contrôle de la durée et du justificatif fourni leur incombe. Alors qu’il est possible de poser de telles demandes en étant informé des durées autorisées et de joindre un justificatif qui ne sera vu que par les personnes autorisées certains préfèrent un flux d’emails avec des documents personnels avec des copies non autorisées. Avec en plus l’ajout d’une saisie manuelle !

Conclusion

Si ce que l’on est en droit d’attendre d’un Sirh, est de centraliser toutes ces données pour en faire un transfert synthétique au logiciel de paie certaines absences doivent suivre des règlent de transmission internes à l’entreprise et vers des tiers qui ne sont pas assimilables à des demandes de congé.