Départ de l’entreprise : un sirh est là pour vous aider

Un départ de l’entreprise est un événement important qui ne doit pas donner lieu à l’improvisation. C’est une question d’image, de sécurité et de communication interne vis-à-vis de ceux qui restent. Cela n’est pas un hasard, donc, si un Sirh comme Co-HR propose une fonctionnalité « on et offfboarding », pour anticiper cet événement. On vous explique pourquoi et comment cela peut vous être précieux.

Bien gérer un départ : pourquoi ?

Un départ n’est jamais un moment facile à vivre dans l’entreprise. Il peut s’avérer délicat en fonction des circonstances qui l’accompagnent. Une rupture conventionnelle, une fin de période d’essai ou un licenciement, risquent d’être plus tendue, on s’en doute, qu’une simple démission ou départ à la retraite.

Pour minimiser les répercussions d’un départ, les anglo-saxons ont conceptualisé la notion « d’offboarding », ou de processus organisé de départ de l’entreprise. Son but est d’établir la liste des étapes à respecter pour organiser la sortie du collaborateur de manière à limiter les risques pour l’entreprise, tout en facilitant l’intégration d’un nouvel arrivant.

Une entreprise doit se protéger, en effet, au niveau de ses données stratégiques, de ses accès, et de son périmètre physique. Elle doit veiller à désactiver tous les privilèges d’accès du collaborateur qui la quitte et à récupérer tout dossier ou matériel qui lui ont été confiés.

Faciliter l’installation du nouveau salarié qui assure la relève est aussi un objectif. Cela garantit la bonne continuité de l’activité ou d’un service. Il s’agit de réussir un passage de relai, avec idéalement, la transmission de tous les savoir-faire et des informations stratégiques.

L’idéal est que le salarié qui quitte l’entreprise puisse former son remplaçant. Grâce à des modules spécifiques, un logiciel RH peut permettre de planifier longtemps à l’avance des sessions de formation entre les sortants et les entrants, notamment à l’occasion d’un départ à la retraite. On cherche ainsi à limiter au maximum la déperdition d’expérience sur un poste et à intégrer un collaborateur immédiatement opérationnel.

Bien gérer le départ

Les étapes classiques d’un processus de départ bien géré consistent à :

Former un remplaçant

En profitant de la présence du collaborateur sortant lorsqu’il est encore là. Malheureusement, cette étape n’est pas toujours possible dans le cas de la rupture d’une période d’essai, si le salarié a claqué la porte, ou en cas de rupture du contrat de travail pour faute.

Récupérer du matériel et des documents

Un départ s’accompagne du rendu des dossiers importants et du matériel confié comme : les clés de bureau, les badges, les cartes de crédit de l’entreprise ou les véhicules de fonction. Le rendu s’effectue le jour du départ, de façon concomitante à la remise des documents obligatoires pour l’entreprise : reçu pour solde de tous comptes, attestation de travail et Attestation Pôle emploi.

Désactiver les accès

Tous ceux qui ont été donnés lors de l’embauche doivent être répertoriés pour être désactivés. Ceci se fait le lendemain du départ de l’employé, pour lui permettre de travailler jusqu’au bout et pour qu’il ne se sente pas lésé.

Pourvoir à la logistique

Un salarié qui s’en va, un autre qui arrive, ce sont souvent des places de parking à réattribuer, des badges à reformater, etc. Ceci fait partie des tâches logistiques qui accompagnent un départ, et qui sont importantes lorsqu’elles concernent un grand nombre de collaborateurs.

Conclusion

Sans en avoir l’air, un départ n’implique pas que les RH dans l’entreprise, mais concerne également différents services comme l’informatique, les départements ou les infrastructures. Un bon logiciel Rh va permettre de mettre efficacement en place une procédure de départ, qui clarifiera le rôle de chacun.

Co-HR a développé dans sa solution, une fonctionnalité d’onboarding pour l’accueil des nouveaux arrivants et d’offboarding pour mieux anticiper les départs. Des fonctions d’alerte permettent, en amont, de régler les différentes étapes d’un processus de départ avec le salarié de manière à organiser sa sortie de façon claire, digne et sereine. Savoir se séparer de ses collaborateurs en bons termes aujourd’hui est crucial, compte tenu de l’importante mobilité des jeunes générations.

Rappelez-vous que vos collaborateurs d’hier seront peut-être aussi ceux de demain, car ils peuvent revenir travailler pour vous ! Et les retours qu’ils donnent de l’entreprise à l’extérieur, sont capitaux pour votre image.