Frais professionnels et cotisations : mais que fait le « Boss »?

Le Boss, ce nouveau bulletin officiel de la Sécurité sociale en ligne, promet de clarifier la législation de de vos cotisations sociales sur vos frais professionnels. De quoi soulager plus d’un gestionnaire de paie lorsqu’il s’agit de la déclaration et du calcul de ces cotisations. Jusqu’à présent, en effet, l’éparpillement des données, dû aux multiples commentaires et circulaires de l’administration, rendait l’exercice périlleux. Voyons comment le Boss remet de l’ordre dans tout ça !

Boss et nouvelle législation sur les cotisations sociales

Les directives du Boss introduisent des nouveautés. Attention, elles ne sont pas toutes aussi favorables à l’employeur que ne l’était l’ancienne législation des cotisations sociales en matière de frais professionnels (régie par l’article 5 du code général des impôts-annexe IV). Celle-ci arrêtait une liste de professions donnant droit à une déduction forfaitaire que vos employés aient ou non, supporté des frais professionnels. Et ceci n’est plus le cas aujourd’hui.

Nouvelle application de la réduction forfaitaire

La réduction forfaitaire applicable ne porte plus uniquement que sur les frais professionnels effectivement supportés par l’employé. Cela sous-entend pour l’employeur d’apporter la preuve de ces frais et qu’ils n’aient pas été totalement pris en charge.

De plus, les situations d’arrêts maladie et de congés payés ne donnent plus lieu à cette réduction forfaitaire. Entendez par là qu’elle n’est plus applicable sur les temps d’absence, soit sur les montants correspondant à leur indemnisation.

Un changement de calcul dans l’assiette des cotisations

Autre modification apportée par cette nouvelle législation pour vos cotisations sociales. Elle est relative à la réintégration des frais professionnels dans l’assiette de cotisations des employeurs. Le Boss prévoit, en effet, que les frais professionnels qu’ils supportent directement y soient bien réintégrés.

Dispositions concernant le télétravail

Le Boss prévoit une non-soumission aux cotisations sociales des frais engagés pour les besoins du télétravail. Toutefois, cette règle ne s’applique qu’en fonction d’une fourchette restrictive fixée à :

• 10 Euros par jour de télétravail, dans une limite d’un jour par semaine;
• 2,5 euros par jour pour un total maximal de 55 euros par mois.

Les frais restent remboursables sous forme d’allocation forfaitaire. Pour les repas, en matière de législation sur les cotisations sociales, le Boss prévoit que les salariés en télétravail puissent bénéficier de tickets restaurant non soumis aux contributions et cotisations.

Boss et repas d’affaires

Depuis l’entrée en vigueur du Boss en avril dernier, les frais liés aux repas d’affaires ne sont plus classifiés en tant que frais d’entreprise, mais en tant que frais professionnels. Ils restent exclus de l’assiette des cotisations sociales, sous certaines conditions. Ils doivent notamment :

• être justifiés (avec la preuve de la qualité des personnes présentes les pièces comptables relatives au repas, et le montant de la dépense supporté par l’employé);
• être effectués dans le cadre de l’activité professionnelle;
• rester exceptionnels,
• ne pas être abusifs (limite fixée à un repas d’affaires par semaine, ou à 5 repas par mois pour ne pas être considérés comme avantage en nature).

Notez bien que: le Boss est une base de données gratuite en ligne (https://boss.gouv.fr/) regroupant toute la doctrine administrative relative aux cotisations et contributions sociales. Les techniciens de la paie bénéficient enfin avec lui d’une référence opposable à l’administration.