Dans une description de fonction du poste de gestionnaire de paye ou une “lettre de mission” de cabinet d’externalisation le mythe de la paye s’écrit globalement ainsi ;
1. Parfois on précise que cela représente le dossier d’embauche, les informations personnelles du salarié, les éléments du contrat, Les informations concernant la sortie d’un collaborateur : fin de contrat, départ à la retraite et les éléments variables de paye comme des primes ou le paiement d’heures supplémentaires par exemple
2. À quoi s’ajoute parfois la gestion de l’administration du personnel (les arrêts de travail, les DUE, l’élaboration du contrat de travail, courriers divers, …)
Ce qui est frappant dans cette description c’est que :
Cette liste de prérogatives recouvre d’un voile pudique et de raccourcis elliptiques la myriade de tâches manuelles à faire impliquant plusieurs personnes au sein de l’entreprise ET du service paye qu’il soit interne ou externe. Cela va du salarié lui-même en passant par des managers au RRH ou l’office manager jusqu’au gestionnaire de paye.
- Beaucoup des données ont déjà été saisies plusieurs fois avant d’arriver en paye comme la date de naissance, l’adresse ou l’IBAN du collaborateur. Et je passe sur les entorses au RGPD pour les données personnelles transitant par email comme un avis d’arrêt maladie avec le manager en copie.
- Mais surtout cela signifie que la synthèse de tous ces éléments se fait au moment et dans la paye par un être humain.
- Souvent en plus, un autre être humain souhaite “contrôler” la paye ce qui ne peut se faire qu’en scrutant chaque bulletin un à un ou en comparant bruts et nets du mois en cours avec ceux du mois précédent. Et bien sûr tout cela circule par email.
- Enfin, si l’entreprise peut choisir de proposer un coffre aux collaborateurs pour y publier leurs bulletins, le dernier mot reste au salarié qui a le droit de préférer recevoir un bulletin au format papier. Donc souvent c’est finalement le papier qui l’emporte. Et qui a, tous les mois, imprimé, (en toute discrétion) plié, mis sous pli et timbré (y compris avec une machine) sait ce dont je parle.
Certains trouvent que je force un peu le trait (tant que ça??) et me répondent :
Tel système de paye permet au client (entendre externe) de saisir les congés et les variables, celui-ci considérant vite, à juste titre, que c’est lui qui “fait sa paye”
Ou d’autres proposent un gestionnaire de congés plus ou moins limité,
Ou pour les heures et les absences poussent une gestion des temps ou une badgeuse,
Ou me parlent de leur feuille excel qu’ils “intègrent” zap zap qu’ils disent,
Il n’en reste pas moins que c’est donc toujours un être humain qui, à un moment du mois, compile des données provenant de divers points et sous diverses formes (email, xls, txt voire papier…) dans un système, ne voyant le résultat que dans le bulletin édité.
Si je résume:
- Le mythe en place suppose que tous les mois l’entreprise consacre des ressources et du temps à collecter des données qu’elle a déjà captées dans le cadre de ses besoins internes POUR les transmettre à la paye.
- Cette transmission emprunte généralement divers canaux ou formes pouvant inclure la saisie directe dans le système de paye à partir de documents physiques. Hormis pour ce dernier canal les informations circulent par email au mieux avec des fichiers protégés par mot de passe.
- La synthèse se faisant dans la paye, ni l’entreprise ne sait finalement ce qu’elle a “envoyé” ni le gestionnaire n’a de rapport pour contrôler que ce qu’il a intégré ou saisi a correspond bien à ce qui a été “envoyé”.
Et si on faisait autrement?
L’entreprise et ses collaborateurs méritent d’avoir UNE application pour gérer (tous) ces échanges toujours plus nombreux.
Cette application doit, d’abord, rendre un service effectif et attendu aux collaborateurs au sein de l’entreprise comme changer d’adresse, déclarer un arrêt maladie en toute confidentialité mais aussi garantir aux managers en charge ou aux RH de la fiabilité des informations par une traçabilité de toutes les actions.
La donnée est prise à sa source donc saisie qu’une seule fois par la personne la plus concernée : Et c’est souvent le collaborateur lui-même. Et en plus le document attaché à sa démarche est immédiatement rangé dans son dossier partagé avec les RH.
Les éléments sont captés en temps réel ou en anticipation pour leur destination première : être intégré, toujours depuis l’application, à la rédaction du contrat et la réalisation de la DPAE, changer dès décembre les salaires au SMIC de l’année qui vient.
Et lorsque l’entreprise veut déclencher la paye du mois, elle maîtrise en synthèse ce qui va être inséré dans les bulletins. Et le gestionnaire dispose de cette même synthèse pour contrôler ces données dont il a maîtrisé l’insertion dans “sa” paye.
Cette application c’est CoHR et elle fait bien d’autres choses encore pour réduire considérablement le temps perdu par l’ensemble des équipes, améliorant ainsi la qualité de service et diminuant le stress des RH et de la paye.
Au fond, l’enjeu principal c’est l’expérience collaborateur dans sa vie de tous les jours au travail, tous les collaborateurs et tous les jours….
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